Aanwerving en ondersteuning vrijwilligers

Klappei brengt intussen al meer dan een kwarteeuw de betere film op het witte doek in een gezellige cinema in het hartje van de Seefhoek. De werking kan rekenen op een fanatieke schare vrijwilligers, die een goede begeleiding verdienen. Een halftijdse medewerker zal de vrijwilligersploeg coachen, verstevigen, uitbreiden en de werking ervan coördineren.

Dankzij enkele ‘die hard’ vrijwilligers vinden er bijna dagelijks filmvertoningen plaats in Filmhuis Klappei. Een halftijdse medewerker zal de vrijwilligerswerking grondig evalueren, uitbreiden en coördineren. Hij zal zorgen voor coaching, goede werkplannen, uitgewerkte draaiboeken met rolverdelingen, enz. Ook het doorlopend motiveren van de vrijwilligers is erg belangrijk. Op dit moment zorgen drie vrijwilligers voor logistieke ondersteuning terwijl een tiental vrijwilligers inspringen tijdens de openingsavonden. Dit project wil het aantal vrijwilligers verdubbelen. Filmhuis Klappei draait niet enkel om film. Het is een belangrijke ontmoetingsplek voor de meest diverse bewoners uit de Seefhoek. De zaal kan immers gebruikt en gehuurd worden voor evenementen uit verschillende branches. Zo vinden er regelmatig, vooral in de weekends en vakanties, feesten in allerlei soorten plaats (familie, vereniging, vriendenkring,…). Ook professionele organisaties en bedrijven kunnen terecht in het Filmhuis voor hun presentaties of teamdagen. Hiervoor zijn er telkens vrijwilligers nodig om hen op een goede manier te ontvangen en ervoor te zorgen dat de zaal er piekfijn bijligt. Vrijwilligerswerk vraagt een zeer intensieve coaching, met veel aandacht voor communicatie en vooral het linken van deze energie aan goede werkplannen, uitgewerkte draaiboeken met rolverdelingen, gebruik van juiste materiaal en het vermijden van efficiëntieverlies. Het doorlopend motiveren, enthousiasmeren enz. blijft daarbij altijd belangrijk. Voor Filmhuis Klappei is ook de diversiteit binnen de vrijwilligersgroep van groot belang. Diversiteit betekent hier veel: afkomst, gender, leeftijd, verbondenheid met de buurt, sociaaleconomische status enz.. Om dit waar te maken zoekt Filmhuis Klappei de middelen om professionele begeleiding aan te werven. Een halftijdse medewerker zal de vrijwilligersploeg coachen, verstevigen, uitbreiden en de werking ervan coördineren.

Dit project kan niet blijven bestaan zonder de daadwerkelijke, krachtig inzet van vele vrijwilligers. Zij zijn de dragers van dit project, de mede-eigenaars en meteen ook de beste ambassadeurs. De betrokkenheid van vrijwilligers vormt de meest cruciale waarborg voor het succes van Filmhuis Klappei.

Voldoende vrijwilligers rekruteren uit de wijk zelf - Efficiënte systemen vinden om werken uit te voeren en vrijwilligers te verbinden - Voldoende middelen genereren om zowel de uitbouw als programmatie te kunnen blijven uitvoeren.

Er zal gestart worden met de aanwerving van een halftijdse vrijwilligerscoördinator. Zoals hogerop vermeld, zal deze persoon zich in een eerste fase focussen op een grondige evaluatie van de huidige vrijwilligersgroep en analyseren waar de zaken enerzijds efficiënt en goed verlopen en anderzijds waar er tekortkomingen of beperkingen zijn. In een volgende fase worden de huidige vrijwilligers uitgenodigd om hun betrokkenheid bij het project duidelijk te maken. Hoe zien zij hun huidige functie binnen het filmhuis? Wat loopt er goed, wat kan er beter of anders? Tegelijkertijd wordt er een nieuwe wervingscampagne opgezet om vers bloed aan te trekken die de ploeg komen versterken. Dit zal zowel via traditionele kanalen (krantjes, magazines, etc) als via sociale media gebeuren. Tegen de zomer van 2021 zal deze fase eindigen, om tot een concrete reorganisatie van de vrijwilligerswerking binnen het Filmhuis te starten, vanaf de start van het nieuwe seizoen, met name september 2021.

Loon van een halftijds vrijwilligerscoördinator: 25.000 euro Werkingskosten: 3.000 euro

3.000 euro: * promotiemateriaal en -middelen om vrijwilligers te werven *aanmaak T-shirts en ander werkkledij voor de vrijwilligers. *organisatie van een coachingsdag en andere ontmoetingsmomenten waarop een hapje en drankje kan voorzien worden, *vormings- en vergaderkosten, *vrijwilligersactiviteiten om het werkingsjaar af te sluiten

Loon van een halftijds vrijwilligerscoördinator: 25.000 euro